Wettelijke bepalingen

Overheidsopdrachten

Elke begunstigde van een door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest toegekende subsidie dient na te gaan of hij geen aanbestedende overheid is die voor het afsluiten van overeenkomsten en de uitvoering ervan onderworpen is aan de toepassing van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten.

Krachtens de bepalingen van artikel 2, § 2, 8°, van de genoemde wet van 24 december 1993 bevindt de begunstigde die in het kader van zijn activiteiten op de datum van de beslissing om een overeenkomst onder bezwarende titel te sluiten cumulatief aan de drie onderstaande voorwaarden beantwoordt zich in de hoedanigheid van aanbestedende overheid.

Deze drie voorwaarden zijn:

1. opgericht zijn met het specifieke doel te voorzien in behoeften van algemeen belang die niet van industriële of commerciële aard zijn,
2. rechtspersoonlijkheid hebben (vzw, pvba, nv, ...), en
3.
a. ofwel worden de werkzaamheden in hoofdzaak gefinancierd – d.i. voor meer dan 50 % - door de overheden of instellingen vermeld in § 1 en § 2, 1° tot 8° van artikel 4 van de wet van 24 december 1993 (het gaat meer bepaald om de Gemeenschappen en Gewesten) ;
b. ofwel is het beheer onderworpen aan toezicht van die overheden of instellingen;
c. ofwel zijn de leden van de directie, van de raad van bestuur of van de raad van toezicht voor meer dan de helft door die overheden of instellingen aangewezen.

Om na te gaan van welke de aard de financiering is, dient de begunstigde rekening te houden met het geheel aan inkomsten dat hij op jaarbasis geniet, d.i. alle subsidies toegekend door de overheden of instellingen vermeld in § 1 en § 2, 1° tot 8° van artikel 4 van de wet van 24 december 1993, ongeacht hun vorm, samen met de inkomsten uit een handelsactiviteit.

Voor de volledige reglementering inzake overheidsopdrachten evenals een eerste commentaar aangaande de beginselen die gehanteerd worden, kan de begunstigde terecht op de website van de dienst Overheidsopdrachten van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister: http://www.16procurement.be/.

Documenten voor de toekenning van een subsidie

Na beslissing van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering of van de bevoegde Ministers worden de rechten en plichten van de begunstigde van een subsidie bepaald door

- (voor elke subsidie van meer dan 15.000 EUR) een besluit van de bevoegde Ministers of de Regering dat de rechtsgrond vormt van de subsidie;
- (voor elke door de Regering toegekende subsidie) een overeenkomst die ondertekend wordt door de begunstigde, welke vertegenwoordigd wordt door een of meerdere daartoe gemachtigde personen, en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, dat vertegenwoordigd wordt door de Minister-President. In deze overeenkomst worden de modaliteiten van het besluit nader omschreven, meer bepaald wat de uitbetaling van de toegekende bedragen betreft, het voorleggen van de verantwoordingsstukken en het toezicht op de aanwending van de subsidie.

Uitgaven die in aanmerking komen

Het subsidiebesluit voorziet in een maximumbedrag uitgedrukt in euro en een maximaal percentage van de in aanmerking komende uitgaven.

De subsidie mag geen verrijking van de begunstigde als doel of tot gevolg hebben. Indien bij de eindafrekening van de operatie blijkt dat er winst is gemaakt, dan wordt dit bedrag in mindering gebracht op de subsidie.

De subsidie is bestemd om bij te dragen in de kosten die in het kader van het betrokken evenement gemaakt worden.

De uitgaven die door de subsidie gedekt kunnen worden, zijn:

Huur van de locatie en/of bijbehorende lasten
Promotie- en publicatiekosten
Verplaatsings- en verblijfskosten
Vergoeding van derden en onderaannemers, honoraria, vrijwilligers

Tenzij anders in het subsidiebesluit vermeld staat, komen de volgende uitgaven niet in aanmerking:
Personeelskosten

Administratieve kosten

Erelonen van advocaten en boekhouders

Afschrijvingen en investeringen
Niet-terugvorderbare belastingen en taksen
Uitzonderlijke lasten

Indien er twijfel bestaat omtrent het al dan niet in aanmerking komen van een geplande concrete uitgave, dan dient voorafgaand het advies van de Directie Externe Betrekkingen te worden ingewonnen.

De voorgelegde uitgaven kunnen in geen geval aanleiding geven tot dubbele subsidiëring.

De begunstigde is overigens verplicht om in zijn begrotingsraming elke andere financieringsbron van de operatie, zowel in natura als in geld, op te geven.

Uitbetalingsmodaliteiten

De subsidie wordt uitbetaald in een of meerdere schijven naargelang van de in het besluit en/of overeenkomst vastgelegde modaliteiten.

Wordt de subsidie in een enkele schijf uitbetaald, dan worden de volgende stappen gevolgd:

1° indiening van het einddossier dat volgende elementen dient te omvatten :
de afrekening van de ontvangsten en uitgaven;
de verantwoordingsstukken voor een bedrag dat minstens dat van de subsidie evenaart;
het activiteitenverslag;
de promotionele dragers.

Het dossier moet worden bezorgd bij de Directie Externe Betrekkingen, Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, Kruidtuinlaan 20, 1035 Brussel. Deze documenten moeten, zoals aangegeven in het besluit, worden ingediend vóór de datum waarop de subsidiëring afloopt.

2° onderzoek van het einddossier door de Directie Externe Betrekkingen.

3° kennisgeving aan de begunstigde van het bedrag van de in aanmerking komende uitgaven en verzoek om een schuldvordering op te stellen (uiterlijk binnen de 45 werkdagen, met de mogelijkheid dat deze verlengd wordt, indien de Directie Externe Betrekkingen om bijkomende inlichtingen vraagt).

4° indiening door de begunstigde (binnen de 30 werkdagen) van een schuldvordering gericht aan de Directie Comptabiliteit, Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, Vooruitgangstraat 80, bus 1, 1035 Brussel, met de vermelding Relex.

5° uitbetaling van de subsidie (binnen de 30 werkdagen, op voorwaarde dat er voldoende budgettaire middelen beschikbaar zijn).

Wordt de subsidie in meerdere schijven uitbetaald, dan worden de volgende stappen gevolgd:

- voor de eerste en de tussenliggende schijven:

1° indiening door de begunstigde van een schuldvordering (binnen de 30 werkdagen) gericht aan de Directie Comptabiliteit, Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, Vooruitgangstraat 80, bus 1, 1035 Brussel, met de vermelding Relex.

2° uitbetaling van de subsidie (binnen de 30 werkdagen, op voorwaarde dat er voldoende budgettaire middelen beschikbaar zijn).

- voor de laatste schijf die overeenstemt met het resterende deel van de subsidie:

1° indiening van het einddossier dat volgende elementen dient te omvatten :
de afrekening van de ontvangsten en uitgaven;
de verantwoordingsstukken voor een bedrag dat minstens dat van de subsidie evenaart;
het activiteitenverslag;
de promotionele dragers.

Het dossier moet worden bezorgd bij de Directie Externe Betrekkingen, Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, Kruidtuinlaan 20, 1035 Brussel. Deze documenten moeten, zoals aangegeven in het besluit, worden ingediend vóór de datum waarop de subsidiëring afloopt.

2° onderzoek van het einddossier door de Directie Externe Betrekkingen.

3° kennisgeving aan de begunstigde van het bedrag van de in aanmerking komende uitgaven en verzoek om een schuldvordering op te stellen (uiterlijk binnen de 45 werkdagen, met de mogelijkheid dat deze verlengd wordt, indien de Directie Externe Betrekkingen om bijkomende inlichtingen vraagt).

4° indiening door de begunstigde (binnen de 30 werkdagen) van een schuldvordering gericht aan de Directie Comptabiliteit, Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, Vooruitgangstraat 80, bus 1, 1035 Brussel, met de vermelding Relex.

5° uitbetaling van de subsidie (binnen de 30 werkdagen, op voorwaarde dat er voldoende budgettaire middelen beschikbaar zijn).

Voorlegging van de verantwoordingsstukken

Verantwoordingsstukken (facturen, honoraria, kopie van huurovereenkomst, ... ) voor een bedrag van meer dan 500 EUR worden voorzien van de aantekening "Brussels Hoofdstedelijk Gewest - Directie Externe Betrekkingen". Als een verantwoordingsstuk voor meerdere subsidiërende overheden gebruikt wordt, wordt de verdeling tussen de subsidiërende overheden eveneens vermeld.

De verantwoordingsstukken moeten ofwel voor voldaan getekend zijn, ofwel vergezeld zijn van hun betalingsbewijzen (bankrekeninguittreksels of elke andere vorm van betalingsbewijs). Ter matiging van deze maatregel zijn ook kopieën van verantwoordingsstukken en kopieën van betalingsbewijzen toegestaan.

Ze moeten chronologisch genummerd zijn en vooraan moet een lijst zitten die volgens de nummers van de bewijsstukken de naam van de leverancier vermeldt, de datum van het bewijsstuk, het bedrag exclusief BTW en het bedrag inclusief BTW indien deze verschuldigd is.
De lijst wordt afgesloten met het totale bedrag en wordt gedateerd en ondertekend door een persoon die ertoe gemachtigd is de begunstigde te verbinden.

Controle van de subsidies

De toekenning van een subsidie brengt voor de begunstigde mee dat hij zonder voorbehoud instemt met de controles die de daartoe gemandateerde bevoegde autoriteiten, namelijk de diensten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, de Inspectie van Financiën en het Rekenhof, uitvoeren naar de aanwending van de subsidie. Deze controles worden uitgevoerd aan de hand van documenten en/of ter plaatse met als doel na te gaan of de subsidie daadwerkelijk aangewend werd om het doel waarvoor ze werd toegekend te verwezenlijken met inachtneming van de wet en meer bepaald of de begunstigde de hoedanigheid bezit van aanbestedende overheid en de regels inzake het gunnen, toewijzen en uitvoeren van overheidsopdrachten naleeft.

De artikelen 92 en 95 van de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle, zijn onmiddellijk en algemeen van toepassing zodra er sprake is van een subsidie.

Deze artikelen worden hieronder in extenso weergegeven :

Art. 92:   Conform artikel 11 van de voornoemde wet van 16 mei 2003 moet iedere subsidie verleend door de gewestelijke entiteit of door een rechtspersoon, die rechtstreeks of onrechtstreeks door de gewestelijke entiteit wordt gesubsidieerd, daarin begrepen ieder door hen zonder intrest verleend geldvoorschot, worden aangewend voor de doeleinden waarvoor zij werd verleend.

Behalve wanneer een wettelijke of reglementaire bepaling daarin voorziet, vermeldt iedere beslissing houdende toekenning van een subsidie nauwkeurig de aard, de omvang en de modaliteiten betreffende het gebruik en betreffende de door de begunstigde van de subsidie te verstrekken verantwoording.

Iedere begunstigde van een subsidie is ertoe gehouden verantwoording te verstrekken over de aanwending van de ontvangen bedragen, tenzij een ordonnantie hem daartoe vrijstelling verleent.

Art. 93:   Conform artikel 12 van de voornoemde wet van 16 mei 2003 verleent de begunstigde, door het aanvaarden van de subsidie, meteen aan de gewestelijke entiteit het recht om ter plaatse controle te laten uitoefenen op de aanwending van de toegekende gelden.

De Regering zorgt voor de organisatie en de coördinatie van de controle. Voor deze controle doet zij met name een beroep op de inspecteurs van financiën.

Art. 94:   Conform artikel 13 van de voornoemde wet van 16 mei 2003 is gehouden tot onmiddellijke terugbetaling van de subsidie de begunstigde:
1°   die de voorwaarden niet naleeft, waaronder de subsidie werd verleend,
2°   die de subsidie niet aanwendt voor de doeleinden, waarvoor zij werd verleend,
3°   die de in artikel 93 bedoelde controle verhindert,
4°   die voor hetzelfde doel al een subsidie ontvangt van een andere instelling op basis van dezelfde verantwoordingsstukken.

Blijft de begunstigde van de subsidie in gebreke inzake het verstrekken van de in artikel 92 bedoelde verantwoording, dan moet hij het deel dat niet werd verantwoord terugbetalen.

Art. 95:   Overeenkomstig artikel 14 van de voornoemde wet van 16 mei 2003 kan de uitkering van de subsidies worden opgeschort zolang de begunstigde voor soortgelijke subsidies, die hij voordien heeft ontvangen, verzuimt de in artikel 92 bedoelde verantwoording voor te leggen of zich aan de controle voorzien in artikel 93 te onderwerpen.

Wordt een subsidie in schijven uitgekeerd, dan wordt iedere schijf voor de toepassing van dit artikel als een afzonderlijke subsidie beschouwd. »